Visselblåsarfunktionen inom Sörmland Vatten syftar till att förbättra möjligheten att anmäla olika former av eventuella missförhållanden och ge ett utökat skydd för den som rapporterar.
Denna instruktion om visselblåsning innehåller en beskrivning av tillvägagångssätt vid visselblåsning inom Sörmland Vatten och Avfall AB samt hur information om eventuella oegentligheter ska hanteras. Instruktionen ska säkra upp en effektiv och korrekt hantering av information om eventuella oegentligheter och missförhållanden.
Innan du gör en anmälan är det viktigt att du tar del av informationen nedan där det bland annat framgår vilken typ av missförhållanden som kan anmälas, vem som kan anmäla, hur du praktiskt går till väga och vilket skydd du.
Vem kan anmäla och vem kan inte anmäla?
De personer som kan anmäla och är skyddade av lagen (Lag (2021:890) om skydd för personer som rapporterar som missförhållanden) är, något förenklat:
De personer som slutat vara verksamma hos verksamhetsutövaren (till exempel tidigare anställda) kan rapportera om sådant som de fick information om under tiden de var verksamma i Sörmland Vatten.
Om du inte har en arbetsrelation till Sörmland Vatten får du inte det skydd lagen ger.
När kan visselblåsarfunktionen användas?
Funktionen kan användas vid misstanke om korruption, oegentligheter eller allvarliga missförhållanden. Det kan exempelvis gälla muta, bedrägeri, stöld, jäv, olämplig bisyssla eller annan situation där någon får privat vinning eller fördel på grund av sin tjänsteställning. Lagbrott eller allvarliga avvikelser mot interna regler och riktlinjer i tjänsten kan också anmälas. Enligt lagen ska du som visselblåser ha ett allmänintresse av att missförhållandet kommer fram.
När kan visselblåsarfunktionen inte användas?
När du anmäler personliga missförhållanden som uteslutande påverkar dig eller din arbetssituation bedöms i regel inte ha ett allmänintresse. Exempelvis allmänna synpunkter, klagomål eller missnöje med dina arbetsförhållanden, organisation och chefskap, lönesättning eller konflikter mellan enskilda på arbetsplatsen.
Sådana missförhållanden hanteras på respektive avdelning och anmäls till din närmaste chef, chefens chef, skyddsombud eller facklig organisation. Identifierade arbetsmiljörisker anmäls via tillbud eller riskobservation i enlighet med vår rutin.
Lagen gäller inte heller vid rapportering av säkerhetsskyddsklassificerade uppgifter enligt säkerhetsskyddslagen (2018:5858). Den rapporterande personen får inte bryta mot så kallad kvalificerad tystnadsplikt eller lämna ut handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter.
Anmälan om eventuella missförhållanden
Information om eventuella missförhållanden kan lämnas till HR-chef, VD eller styrelsen för Sörmland Vatten. Om anmälan rör HR-chef skall anmälan göras till VD. HR-chef utser en intern eller extern utredare som utreder händelsen. HR-chef kan också välja att själv utreda händelsen. Information till HR-chef kan lämnas muntligen (personligen eller via telefon), via internpost, vanlig post eller genom e-mail.
Anmälaren kan vara anonym. Om du som anmälare väljer att vara anonym behöver du informera på vilket sätt som du vill ha kontakt gällande anmälan. Det är du som anmäler som ska se till att utredaren kan ha kontakt med dig på ett anonymt sätt.
Du som visselblåsare kan också välja att lämna din information direkt till en visselblåsningsfunkton hos berörd tillsynsmyndighet. Det är ett lämpligt förfarande om anmälaren inte tror att Sörmland Vatten kommer att tillgodose en objektiv och saklig hantering av lämnad information om oegentligheter.
Du som anmäler har ett starkt lagstadgat skydd. Det skyddet gör att din identitet skyddas av sekretess men även ett skydd mot efterforskande och repressalier. Skyddet gäller inte vid medveten falsk information. Om du medvetet anmäler falsk information kan sanktioner vidtas. Du som anmäler ska således ha en tro på att informationen du lämnar är sann, för att skyddet ska gälla.
De olika kontaktvägarna
Vad ska anmälan innehålla?
Upprätta en loggbok
Den utredare som har mottagit visselblåsningen är ansvarig för ärendet. Utredaren upprättar en loggbok, där samtliga åtgärder dokumenteras, tillsammans med eventuell korrespondens samt tjänsteanteckningar. Loggboken ska innehålla information om vem som gjorde vad, samt vid vilken tidpunkt.
Analys av informationen
Ansvarig utredare gör skyndsamt en analys av informationen och samlar vid behov in kompletterande underlag. Därefter gör HR-chef en bedömning av rättsläget. Information om eventuella missförhållanden och material som inte leder till fortsatt utredning eller åtgärder ska omedelbart rensas.
Information till VD och styrelse om beslut om åtgärder
HR-chef tar analysen vidare till VD. Tillsammans fattar VD och HR-chef beslut om eventuella åtgärder. I de fall en anmälan rör VD fattas beslut om åtgärder i stället av styrelseordförande för Sörmland Vatten och Avfall AB gemensamt med övriga styrelseledamöter och HR-chef.
Inkommen information som lett till beslut om åtgärd inom ramen för visselblåsarfunktionen rapporteras till styrelserna och inkluderas i VD-rapport som information.
Arkivering
Informationen som lämnats för utredning, loggbok, analys, underlag samt beslut ska arkiveras med sekretessmarkering. Materialet blir då endast tillgängligt för HR-chef och VD. Materialet är allmän handling och kan begäras ut. Sekretessprövning sker vid varje begäran om utlämnande, vilket kan innebära att hela eller delar av materialet inte lämnas ut.
Återrapportering
Ärendet ska följas upp efter en månad av ansvarig utredare, där HR-chef skriftligen ska återrapportera åtgärder och eventuella konsekvenser. Återrapporteringen ska arkiveras med ärendet.
